HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE STICHTING BILJART CENTRUM OEGSTGEEST
 
Artikel 1 Het Bestuur van de Stichting
1. Indien het Stichtingsbestuur bestaat uit meer dan 4 leden, vormen voorzitter, secretaris en penningmeester samen het Dagelijks Bestuur. Het voltallige bestuur wordt dan aangeduid met Algemeen Bestuur.
Het Dagelijks Bestuur heeft in elk geval de volgende taken:
a. de zorg voor de dagelijkse gang van zaken;
b. het voorbereiden van de bestuursvergaderingen en de gezamenlijke vergaderingen van het bestuur en de Adviesraad;
c. het nemen van beslissingen in alle gevallen die niet tot de vergadering van het Algemeen Bestuur kunnen worden uitgesteld.
2. Bestuurders genieten geen beloning. Een verzoek tot vergoeding van kosten, benodigd voor het goed uitoefenen van hun functie, kan via een volledig ingevuld en gespecificeerd declaratieformulier met de daarbij behorende bewijsstukken, bij de penningmeester worden ingediend.
3. Elk bestuurslid dat, uit welke hoofde dan ook, gelden of eigendommen van de Stichting onder zijn berusting heeft, is verantwoordelijk voor de goede bewaring, besteding en gebruik daarvan.
Bij beëindiging van zijn/haar functie dient betrokkene alle onder zijn/haar berusting zijnde gelden en andere eigendommen van de Stichting op eerste afroep aan het bestuur van de Stichting over te dragen.
Afdracht of overdracht geschiedt tegen kwijting. De eventueel hieraan verbonden kosten komen ten laste van de Stichting, tenzij sprake is van onvoldoende medewerking van het scheidende bestuurslid, in welk geval deze kosten ten laste komen van het betrokken bestuurslid.
 
Artikel 2 Procedure bij een vacature van een bestuurslid
Bij een vacature van een bestuurslid van de Stichting treedt de volgende procedure in werking:
– Het bestuur stelt binnen een maand nadat een vacature is ontstaan een profielschets op voor het te benoemen bestuurslid;
– Aan de verenigingen, waarmee de Stichting een gebruikersovereenkomst heeft, wordt, binnen veertien dagen nadat de profielschets door het bestuur is vastgesteld, schriftelijk medegedeeld dat er een vacature is en wordt die verenigingen verzocht kandidaten voor te dragen die voldoen aan de opgestelde profielschets;
– Zo nodig kan het bestuur een oproep tot kandidaatstelling plaatsen in de regionale bladen;
– de voorzitter, bijgestaan door een tweede bestuurslid, voert gesprekken met de kandidaten en doet een voorstel aan het bestuur;
– het bestuur zal, voorafgaande aan de bespreking in de Adviesraad, een kennismakingsgesprek voeren met de voorgedragen kandida(a)t(en);
– het bestuur agendeert de voorgenomen voordracht tot benoeming van het nieuwe bestuurslid voor de eerstvolgende vergadering van de Adviesraad;
– vooruitlopend op de behandeling in de Adviesraad kan het kandidaat-bestuurslid geen bestuursfuncties vervullen;
– nadat de Adviesraad daartoe instemming heeft verleend benoemt het bestuur het bestuurslid en de secretaris deelt dit schriftelijk mee aan de benoemde, aan de afgewezen kandidaten en aan de verenigingen.
 
Artikel 3 De Adviesraad
De voorzitters van de aangesloten verenigingen of diens gemachtigden nemen deel aan de vergaderingen van de Adviesraad. Doel en werkwijze van de Adviesraad zijn vastgelegd in artikel 8 van de statuten van de Stichting.
 
Artikel 4 Werkgroepen
1. Het bestuur heeft voor de dagelijkse werkzaamheden in het biljartcentrum de volgende werkgroepen ingesteld:
a. Werkgroep Horeca voor bar, inkoop, schoonmaak, onderhoud, vergaderruimte, veiligheid;
b. Werkgroep Zaalbeheer voor inrichting van de biljartzaal, de zorg voor de kwaliteit van de biljarttafels en de agenda voor wedstrijden en toernooien;
c. Werkgroep Biljartacademie en Evenementen voor biljartlessen en clinics en de organisatie van evenementen en sponsoring;
d. Werkgroep Communicatie voor website, publicaties en overige PR;
Van de werkzaamheden van de werkgroepen en de functie van coördinator is een beschrijving vastgesteld door het bestuur.
2. Elke werkgroep staat onder leiding van een coördinator. De coördinator vormt voor de gebruikers van het centrum op zijn/haar terrein het eerste aanspreekpunt in verband met suggesties, klachten en de afhandeling van zich mogelijk voordoende knelpunten.
Klachten en knelpunten die naar het oordeel van de gebruikers niet naar behoren worden afgehandeld, kunnen in tweede instantie worden voorgelegd aan leden van het bestuur van de Stichting. Klachten van leden van aangesloten verenigingen kunnen alleen via de voorzitter van de vereniging worden ingediend bij de leden van het bestuur van de Stichting.
3. Voor de vrijwilligers die aangesteld worden in verband met de uit te voeren werkzaamheden wordt een overeenkomst en een functiebeschrijving opgesteld en een instructie in het kader van de sociaalhygiënische eisen in de horeca en de eisen van brandweer en verzekering.
 
Artikel 5 De gebruikers van het Biljartcentrum Oegstgeest
De Stichting kent vijf onderscheiden gebruikers
a. verenigingen die een gebruikersovereenkomst hebben gesloten met de Stichting,
b. biljarters die een wedstrijd spelen in het kader van de competities van de KNBB en de CRBB,
c. individuele biljarters die op de vrije uren “op de klok” spelen,
d. biljarters die les krijgen van leden van de biljartacademie,
e. biljarters die meedoen aan evenementen of toernooien.
 
Artikel 6 Rechten en verplichtingen van de gebruikers
1. De gebruikers hebben het recht gebruik te maken van de accommodatie van de Stichting op overeengekomen tijdstippen en op de voorwaarden die hierna worden vermeld en de voorwaarden die in de gebruikersovereenkomst zijn opgenomen.
2. Het bestuur van de stichting houdt zich het recht voor in bijzondere gevallen van het centrum gebruik te maken of te doen maken op die uren welke met de gebruiker zijn overeengekomen, mits het bestuur hiervan tenminste twee weken tevoren schriftelijk kennis heeft gegeven aan de gebruiker.
Het verlies van die uren zal uitsluitend worden gecompenseerd door het in overleg toewijzen van andere tijden.
3. Afwijking van de in de gebruikersovereenkomst vermelde tijden door de verenigingen is slechts mogelijk na overleg met het bestuur van de stichting.
4. Het algehele toezicht van het dagelijks biljart- en bargebeuren berust namens de stichting bij de door de stichting aangewezen dagvrijwilliger dan wel de avondvrijwilliger.
5. Eventuele klachten of suggesties kunnen bij de vrijwilliger dan wel bij de coördinator van de bar of de zaal worden ingediend.
6. Gebruikers zijn verplicht de in het centrum bekendgemaakte voorschriften en regels, en de aanwijzingen van de coördinatoren en de barmedewerkers na te leven. Bij niet naleven hiervan kan de gebruiker de toegang tot het centrum worden ontzegd of de gebruikersovereenkomst worden gewijzigd of opgezegd. Deze maatregelen kunnen alleen door het Stichtingsbestuur genomen worden.
7. a. Het streven is om op elk moment twee kleine biljarts beschikbaar te hebben voor de vrije biljarters.
b. Indien één of meerdere verenigingen op enig tijdstip gezamenlijk een zodanig aantal biljarts wensen te gebruiken dat niet kan worden voldaan aan de beschikbaarheid van twee biljarts voor de vrije biljarters, wordt per vereniging een maximum aantal biljarts toegewezen dat overeenkomt met het aantal actieve leden op de ledenlijst van de vereniging, in de verhouding van 4 personen per biljart. Indien daarmee het aantal beschikbare biljarts wordt overschreden, worden de biljarts naar verhouding van de op die wijze berekende aantallen toegewezen aan de verenigingen.
c. Indien op enig moment het aantal vrije biljarts niet voldoende is voor het aantal vrije biljarters, kan de barmedewerker, indien op één of meer door de vereniging gehuurde biljarts niet wordt gespeeld, aan de vereniging verzoeken om biljarts voor dat moment beschikbaar te stellen. De vereniging is niet verplicht aan het verzoek te voldoen. Indien biljarts worden afgestaan heeft de vereniging geen recht op vermindering van een deel van de gebruiksvergoeding.
8. Na beëindiging van de biljartactiviteiten dienen de gebruikers de biljarttafels op beschadiging te controleren.
9. De aangesloten verenigingen dragen zorg voor het schoonmaken van de door haar leden gebruikte biljarts, na afloop van de dagelijkse huurperiode.
10. Indien nodig kan de barmedewerker, direct na afloop van de wedstrijden, verzoeken om de tafels weer beschikbaar te stellen voor de vrije biljarters. Verenigingsleden die na de wedstrijden in dat geval willen blijven spelen, dienen de tafel via de klok te huren.
11. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het bestuur van de stichting is het gebruiker niet toegestaan:
a. het centrum geheel of gedeeltelijk in gebruik te geven aan derden;
b. reclameborden of aankondigingen enz. tijdelijk of blijvend aan te brengen of te verwijderen; voor verenigingsmededelingen en uitslagen is in de ontmoetingsruimte een mededelingenbord of scherm beschikbaar.
12. Jaarlijks per 1 januari kan, eventueel met terugwerkende kracht, herziening plaatsvinden van tarieven en/of voorwaarden naar gelang prijsstijgingen en/of gewijzigde omstandigheden dat noodzakelijk maken.
Voorgenomen wijzigingen zullen in de vergadering van de adviesraad worden bespoken en toegelicht.
13. Het biljartcentrum is gesloten op:
a. Nieuwjaarsdag;
b. eerste en tweede Paasdag;
c. Hemelvaartsdag;
d. eerste en tweede Pinksterdag;
e. eerste en tweede Kerstdag;
f. Koningsdag
In de zomertijd is het centrum 1 week gesloten. Dit zal tijdig bekend worden gemaakt.
14. Zonder toestemming van het bestuur c.q de barmedewerker kan geen gebruik worden gemaakt van de bestuurskamer en de daarin aanwezige apparatuur.
 
Artikel 7 Biljartacademie
Het biljartcentrum kent een biljartacademie waarin aan cursisten tegen vergoeding op hun verzoek biljartles wordt gegeven door daartoe door het bestuur van de Stichting geselecteerde instructeurs. Aan cursisten die lid zijn van een vereniging waarmee de Stichting een gebruikersovereenkomst heeft gesloten kan door de Stichting een bijdrage worden verleend in de lesgelden. Cursisten die lid zijn van het District Duinstreek (CRBB), of wonen in de regio van het district, kunnen in aanmerking komen voor een subsidie van het District. De hoogte van de bedragen wordt vastgesteld door het bestuur van de Stichting respectievelijk het District Duinstreek.
 
Artikel 8 Evenementen
Evenementen die worden georganiseerd kunnen door de Stichting worden gesubsidieerd met een bedrag dat wordt berekend naar een percentage van de netto baropbrengst bij dat evenement. Het percentage wordt vastgesteld door het bestuur van de Stichting naargelang het tijdsbeslag en de intensiteit van organisatie van het evenement.
 
Artikel 9 Wijzigingen
Wijzigingen van dit reglement geschieden overeenkomstig het bepaalde in artikelen 8 en 13 van de Statuten
 
Artikel 10 Slotbepalingen
1. Dit huishoudelijk reglement vervangt het huishoudelijk reglement van 4 februari 2003 en is vastgesteld in de bestuursvergadering van 13 mei 2013 overeenkomstig het bepaalde in de artikel 8 en 13 van de statuten, laatstelijk gewijzigd op 16 augustus 2013.
2. In alle gevallen, waarin dit reglement niet voorziet en/of bij geschillen over de uitleg daarvan, beslist het bestuur.
 
d.d.: 13 mei 2013